Offre d’emploi | Adjoint-e exécutif-ve et responsable de l’administration

La mission de Propulsion Québec, la grappe des transports électriques et intelligents, est de mobiliser tous les acteurs de la filière autour de projets concertés ayant pour objectif de faire reconnaître le Québec parmi les leaders du développement et de l’implantation des modes de transport terrestre favorisant les transports intelligents et électriques.

par Propulsion Québec
Offre d’emploi | Adjoint-e exécutif-ve et responsable de l’administration

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, et en étroite collaboration avec l’équipe, ainsi qu’avec les organisations de l’écosystème, l’adjoint-e exécutif-ve et responsable de l’administration a pour principale mission de soutenir la PDG dans l’organisation de son temps et de ses rencontres, et de veiller au bon fonctionnement opérationnel de l’organisation. Il doit être à l’écoute des besoins de chacun et être le lien entre la PDG et toutes les parties prenantes en lien avec son rôle : TI, comptabilité, etc. Il supervise une ressource humaine à temps partiel pour l’aider à accomplir sa mission.

RESPONSABILITÉS

Les responsabilités du poste d’adjoint-e exécutif-ve et responsable de l’administration comprennent les tâches liées à l’organisation de l’agenda, mais également des missions complémentaires détaillées ci-dessous :

  • Répondre aux demandes de rencontres entrantes avec la PDG et assurer la coordination avec les membres de l’équipe s’ils sont invités ;
  • Planifier les rencontres ou événements de la PDG en veillant à ce qu’elle ait en amont tous les éléments nécessaires à sa préparation: ordre du jour, Q&A, allocution, etc. ;
  • Gérer des correspondances officielles: rédiger, faire valider et envoyer des courriels de correspondance comme des invitations ministérielles et en assurer le suivi ;
  • Être garant de la signature de la PDG: signer tous les documents avec l’accord de la PDG (lettres d’appui, correspondance, etc.) ;
  • Créer les rapports de dépenses de la PDG et des deux VP et les faire valider par les administrateurs ;
  • Créer les rapports de cartes de crédit de l’organisation et les faire valider par les administrateurs ;
  • Registre des lobbyistes : s’assurer chaque semaine de la conformité des éléments figurant sur le registre des lobbyistes ;
  • CE, CA et AGA : préparer et participer aux Comités exécutifs, Conseils d’administrations et aux Assemblées générales annuelles avec la PDG  incluant les invitations, les présentations, les mises à jour des données, la rédaction des PV, et les mises à jour nécessaires sur les documents concernant la gouvernance après chaque CA ;
  • Organiser et coordonner les voyages et déplacements professionnels de la PDG (hôtels, avion, réunion, etc.) ;
  • Répondre efficacement aux demandes de renseignements par téléphone (numéro général de l’organisation) et par courrier électronique (adresse générique de l’organisation) ;
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes sollicitées (lorsque le contexte sanitaire le permettra).

À cela s’ajoute des missions principalement fondées sur le maintien du bon fonctionnement de l’organisation et le soutien à l’équipe, comme le détaille le descriptif ci-dessous :

  • Créer, mettre en œuvre, maintenir et mettre à jour les processus (RH, comptabilité, etc.) ;
  • Préparation comptable : enregistrer les factures fournisseurs en lien avec l’administration pour traitement par la comptabilité, assurer le lien entre l’équipe et le cabinet comptable pour les questions liées à la paie et suivre la liste des clients et des fournisseurs avec la comptabilité ;
  • Ressources humaines : publier les offres d’emploi, trier les candidatures et planifier les entrevues, assurer l’intégration des nouveaux employés, organiser les activités festives et sociales, assurer le lien entre l’équipe et les différents prestataires de services  (assurances collectives, REER, etc.), appuyer la PDG dans toute autre activité RH ;
  • Service aux membres : être responsable du suivi des inscriptions, organiser les rencontres de prospection, créer et envoyer les factures de cotisation et assurer le suivi des paiements si nécessaire, assurer une vigie qualité du service à la clientèle ;
  • Gestion des outils TI : assurer le lien avec le prestataire de services TI en cas de difficulté avec les logiciels ou le matériel, administrer toutes les plateformes (Gmail, Adobe, Docusign) et gérer les licences ;
  • Gestion du bureau : gérer les stocks de fournitures et placer les commandes lorsque requis, assurer le lien avec le locateur ainsi que les différents fournisseurs (ex. : conciergerie, imprimante, internet, etc.), prendre en charge et assurer la continuité des contrats annuels avec les différents fournisseurs ;
  • Gestion des données : gérer les données de l’organisation au sein du CRM, assurer le classement documentaire et maintenir les archives en ordre et facilement accessibles ;
  • Relever le courrier et le traiter.

QUALIFICATIONS

  • DEC en administration, ou domaine connexe ;
  • Minimum de cinq années d’expérience dans le domaine de l’administration et de l’assistance à des instances de direction ;
  • Avoir déjà travaillé en lien direct avec des membres de la haute direction d’une organisation ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles en français et bonne connaissance de l’anglais ;
  • Excellente connaissance des outils bureautiques (PowerPoint, Word, Excel, Dropbox, Acrobat Pro, Gmail);
  • Connaissance solide en gestion de CRM.

COMPÉTENCES LIÉES À L’EMPLOI

  • Capacité à exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
  • Capacité à comprendre les enjeux des rencontres et leur priorité ;
  • Capacité à concilier les urgences et les demandes de l’équipe ;
  • Capacité à travailler sous pression dans le contexte d’une organisation en émergence ;
  • Capacité à faire preuve de prévoyance ;
  • Bienveillance, polyvalence, autonomie, flexibilité, esprit d’équipe, attitude positive, dynamisme ;
  • Souci du détail.

CONDITIONS

  • Date d’entrée en fonction : Dès que possible ;
  • Statut : poste à temps plein ;
  • Lieu de travail : télétravail en contexte de pandémie COVID-19 ;
  • Autres avantages : assurances et régime d’épargne retraite collectifs.

POUR POSTULER

Veuillez faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae dans un seul document PDF par courriel à l’adresse suivante : info@propulsionquebec.com.